07.12.2020
Büren nutzt moderne und flexible Arbeitsmethoden
Der Markt für Gemeindesoftware in Solothurn ist in Bewegung. Dialog durfte in den letzten Monaten nicht weniger als acht neue Verwaltungen aus dem Kanton in den Kundenstamm aufnehmen. Einer der ersten Kunden, der sich innerhalb dieses Wandels für Dialog entschieden hat, ist die Gemeinde Büren mit rund 1‘050 Einwohnerinnen und Einwohnern. Wir haben bei Gemeindeschreiberin Monika Fringeli nachgefragt, wie zufrieden sie mit dem Umstellungsprojekt ist und wie es um die Digitalisierung in ihrer Verwaltung steht.
Bild: Frauenpower in Büren: v.l. Monika Fringeli, Gemeindeschreiberei / Tanja Hersperger, Einwohnerkontrolle / Stéphanie Erni, Gemeindepräsidium / Priska Hänggi, Finanzverwaltung
Die Gemeinde Büren hat sich im Oktober 2019 für einen Wechsel zu Dialog entschieden. Wie ist es dazu gekommen?
Die Anforderungen von Bund, Kanton und Bevölkerung an unsere Gemeinde sind heute so hoch, dass wir unsere Dienstleistungen nur mit guten Instrumenten erbringen können. Wir wollten den Anschluss nicht verlieren, uns nach Vertragsablauf von den veralteten Programmen lösen und in Zukunft so viel wie möglich digital machen. Schliesslich haben sich zwei mögliche neue Anbieter ein Kopf an Kopf Rennen geboten. Bei Dialog hat dann alles gepasst. Wir bekommen alles aus einer Hand, die Produkte haben uns überzeugt, die Referenzauskünfte waren positiv und wir hatten nach dem Besuch in Baldegg einen guten Eindruck von der Firma und ihren Mitarbeitenden.
«Ich bin froh, dass wir auch als eher kleine Verwaltung, heute nicht mehr auf eine moderne Lösung verzichten müssen.»
Sie haben sich für die Produkte Dialog G6 und Dialog Cloud entschieden. Weshalb?
Von der modernen Software Dialog G6 waren wir sofort begeistert. Es ist für uns jedoch auch entscheidend, dass wir die IT-Betriebslösung vom gleichen Anbieter beziehen können. Durch die Dialog Cloud haben wir nun sämtliche Bereiche der Informatik an einen Partner ausgelagert. Das war für uns von Anfang an eine Bedingung und es zahlt sich heute aus. Es ist eine grosse Erleichterung, dass die Aufgaben und Probleme zentral bei Dialog zusammenlaufen.
«Wir als Kunde müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Anbietern vermitteln.»
Die Voraussetzung, dass die Daten in der Schweiz gehalten und verarbeitet werden, ist selbstverständlich erfüllt.
Welche Aspekte haben Sie besonders fasziniert, als Sie das erste Mal von Dialog G6 gehört haben?
Als Neukunde hatten wir keinen Vergleich zwischen der fünften und der sechsten Softwaregeneration von Dialog. Die Idee der neuen Lösung hat unser Interesse sofort geweckt. Schade, dass erst zwei Module auf Dialog G6 basieren. Es liegen Welten zwischen unserer Vorgängerlösung und den Programmen, mit denen wir heute arbeiten. Eine Gesamtlösung, basierend auf einer neuen Technologie, die so frisch und selbsterklärend daherkommt, das hat uns beeindruckt.
Welche Vorteile können Sie im Arbeitsalltag mit Dialog G6 feststellen?
Der erste positive Eindruck hat sich im Alltag für uns bestätigt. Dialog G6 ist sehr benutzerfreundlich, selbsterklärend und logisch aufgebaut. Kurz gesagt: Man kann das Programm öffnen und arbeiten. Beispielsweise in der Einwohnerkontrolle findet man Informationen auch wenn man nur ab und zu in diesem Fachbereich tätig ist. Man braucht keine Angst zu haben, einen Fehler zu machen. Register, Pfeile, Suchfunktionen oder Zusatzinfos - man findet sich relativ einfach zurecht. Mühsame Tastenkombinationen können wir vergessen. Was ich persönlich besonders schätze, ist die Möglichkeit, verschiedene Register gleichzeitig offen zu haben. Ein Arbeitsprozess muss so nicht abgebrochen werden, wenn etwas dazwischenkommt. Man kann parallel an verschiedenen Geschäftsfällen arbeiten. Ausserdem funktioniert die Durchgängigkeit des Programms sehr gut. Der zentrale Adressstamm ist praktisch und verringert die Fehlerquote. Um Behörden oder Kommissionen zu erfassen, bediene ich mich im GEVER einfach aus dem Bereich Einwohner.
«Dialog G6 ist sehr benutzerfreundlich und in weiten Teilen selbsterklärend.»
Da geht gerade Einiges in Sachen Digitalisierung auf Ihrer Verwaltung?
Als Gemeindeverwaltung kommt man am Thema Digitalisierung nicht mehr vorbei. Die Anforderungen aus unserem Umfeld und innerhalb unserer Organisationen befinden sich im Wandel. Wir müssen die Prozesse unserem Netzwerk anpassen. Auch wenn die Veränderungen in unserer Branche manchmal etwas länger dauern, habe ich die Erfahrung gemacht, dass diese dennoch dankbar angenommen werden. Ich in sehr froh darüber, dass wir in Büren alle an einem Strang ziehen. Auf der Verwaltung haben wir die neue Lösung sehnlichst erwartet, da wir alle so viele Prozessschritte wie möglich elektronisch ausführen möchten. Der Gemeinderat hat das sehr begrüsst und unterstützt. Wir haben dann gute Vorarbeit geleistet und im Vorfeld ein neues Ordnungssystem auf die Beine gestellt. So konnte alles richtig versorgt werden, sobald die Lösung von Dialog zur Verfügung stand.
«Die Zusammenarbeit mit unserem Gemeinderat funktioniert heute zu hundert Prozent ohne Papier.»
Physische Posteingänge werden unmittelbar gescannt und Papierkopien benötigen wir eigentlich keine mehr. Gerade in diesem Jahr waren wir auf die Informationen in elektronischer Form und den Zugriff von zu Hause aus angewiesen. Die Kommunikation stellt sich als einfach heraus, selbst für Teilzeitpensen wo man sich nicht täglich absprechen kann. Alle Personen sehen die aktuellsten Informationen und wer was gemacht hat.
«Es spielt wirklich keine Rolle mehr, von wo aus wir arbeiten: Es funktioniert bestens.»
Welche zukünftigen Erwartungen haben Sie an uns?
Unsere Erwartungen an Dialog für die Zukunft bleiben hoch. Natürlich haben wir vom starken Kundenzuwachs erfahren. Wir wünschen uns, dass die Qualität im Support und in der Kundenpflege trotzdem hochgehalten werden kann. Wir wurden als Kunde immer sehr ernst genommen und gehen davon aus, dass dies auch in der Zukunft so bleiben wird. Und wir können es kaum erwarten, dass die weiteren Fachbereiche in Dialog G6 verfügbar sind.
Welchen Tipp geben Sie Gemeindeverwaltungen weiter, die es ebenfalls in Betracht ziehen, den Anbieter für die Software und IT-Lösung zu wechseln?
Schauen Sie genau hin, prüfen Sie die Fachapplikationen und ob Ihre spezifischen Problemstellungen darin abgedeckt werden. Gehen Sie vor Ort und lassen Sie sich vom Hersteller einen Einblick in die Lösung geben. Stimmen Sie den Termin genau auf Ihre Bedürfnisse ab.
«Es war für uns ein grosser Vorteil, dass wir unter dem Jahr umstellen konnten.»
Nun sind wir bereit für den Jahresabschluss und das Budget. Unterschätzen Sie nicht, in welchem Umfang Sie ein Projekt dieser Art physisch und psychisch fordert. Denn die Tagesgeschäfte stellen neben einem solchen Projekt eine Herausforderung dar. Rückblickend bin ich dankbar für das Verständnis, welches uns der Gemeinderat in dieser Zeit entgegengebracht hat. Vor allem bin ich jedoch stolz darauf, dass wir diese Umstellung als Team geschafft haben. Wir haben Freude am neuen Programm und sind motiviert, denn so vieles geht heute einfacher als früher.