Dokumente

Ein Dokument erstellen Sie beispielsweise für den Einwohner oder ein Objekt. Es wird zentral abgelegt und ist aus jedem zugehörigen Fachbereich direkt abrufbar. In den jeweiligen Dossiers können Sie unterschiedliche Dateien wie beispielsweise E-Mails ablegen. Rechnungen aus der Steuer- oder Gebührenfakturierung werden als PDF/A Originalbeleg revisionssicher erstellt. Sie sind in den Debitoren oder der Finanzbuchhaltung unmittelbar abrufbar. Dokumente wie Zinsabrechnung oder Wohnsitzbescheinigung werden automatisch mit Metadaten versehen und sicher aufbewahrt.

Sie können Dokumente durch Suchkriterien wie Kategorie, Titel, Dateiname oder Erstelldatum filtern. Wird ein Dokument nicht gefunden, können Sie durch die Volltextsuche nach Dokumenteninhalt der Word, Excel, PDF oder Mails suchen.

In Dialog G6 werden die Zugriffsberechtigungen zentral und einmalig erfasst. Der Schutz von unbefugtem Zugriff auf die Dokumente ist jederzeit ohne zusätzliche Einstellung sichergestellt. 

Mit der Versionierung werden die Dokumente in der Bearbeitungsphase lückenlos gespeichert und die Nachvollziehbarkeit ist gewährleistet. Mit dem Mechanismus „Check Out/Check In“ sind die Dokumente vor gleichzeitiger Bearbeitung geschützt.

Während der Aufbewahrungsphase halten Sie die Unterlagen mit laufender Frist im Zwischenarchiv. Die Dauer hinterlegen Sie im Archivplan oder direkt beim Dokumententyp. Die Mindestaufbewahrungsfristen sind je nach Kanton unterschiedlich gesetzlich geregelt. Zusätzlich profitieren Sie von nützlichen Funktionen, mit welchen Sie nicht geschäftsrelevante Dokumente aussondern.

Die rechtskonforme Archivierung mit der Sicherstellung der Unveränderbarkeit ist mit Dialog G6 gegeben. Unsere Softwarelösung erstellt ein archivwürdiges PDF/A-Dokument mit OCRB Texterkennung. Die Aufbewahrungsfrist (10 Jahre bei
Finanzbelegen) und die Unveränderbarkeit werden durch die elektronische Signatur mit einem Zertifikat sichergestellt. Mit Dialog G6 verlassen Sie sich auf die revisionssichere digitale Aufbewahrung der Belege. Die Aufbewahrung der Papierbelege entfällt.