Geschäfte

Unsere Sitzungs- und Protokollverwaltung unterstützt den Gesamtprozess von der Sitzungsplanung bis hin zum Protokoll und Sitzungsabschluss. Bei der Erfassung einer neuen Sitzung und der Auswahl des Gremiums aus dem Behördenverzeichnis, werden automatisch die Sitzungsteilnehmer und die entsprechenden Rollen (Sitzungsleiter, Protokollführer) automatisch vorgegeben. Abwesenheiten und Entschuldigungen der Sitzungsteilnehmer können erfasst und Gäste zu einzelnen Traktanden eingeladen werden. Nachdem die Traktandenliste zusammengestellt ist und die entsprechenden Anträge formuliert sind, kann die Einladung zur Sitzung elektronisch versendet werden. In der Sitzungsdurchführung kann der Protokollführer die Beschlüsse direkt im Protokoll erfassen. Das Protokoll mit den Beschlüssen kann danach elektronisch versendet und Auszüge an die weiteren Stellen geleitet werden.

Nutzen

• Nachvollziehbare Sitzungs- und Beschlussprotokollierung
• Schnelles Auffinden der gewünschten Informationen
• Konsistente Datenbewirtschaftung ohne Doppelerfassungen

Die Geschäftsverwaltung von Dialog bildet die in einer Gemeinde anfallenden Geschäfte in einem elektronischen Dossier ab. Bei der Registrierung des Geschäftes wird die Signatur aus dem Registraturplan zugewiesen, Fristen und die Verantwortlichkeiten festgelegt. Das Geschäft kann aus einem Standardablauf erstellt werden, der Workflow kann fallbezogen angepasst werden. Das elektronische Dossier beinhaltet sämtliche Dokumente, Formulare aber auch die dazu gehörenden Aufgaben. Mit der integrierten Sitzungs- und Protokollverwaltung ist zudem jeder einzelne Beschluss ersichtlich. Die Geschäfte können über den ganzen Lebenszyklus verfolgt werden und stehen auch nach Beendigung in der Historie für Abfragezwecke zur Verfügung.

Nutzen

• Schneller Zugriff auf Dokumente, Aufgaben und Beschlüsse
• Effiziente und standardisierte Ausführung der Geschäftsfälle
• Konsistente Datenbewirtschaftung ohne Doppelerfassungen

Unser Archiv- und Registraturplan stellt die Basisdaten zur langfristigen Registrierung der Geschäfte, Aufgaben und Dokumente dar. Der Aufbau des Registraturplanes ist frei definierbar und kann beliebig tief strukturiert werden. Die Darstellung wird in einer übersichtlichen Baumstruktur angezeigt. Pro Signatur kann beliebig tief strukturiert werden und es können beliebig viele Stichworte hinterlegt werden, die beim Auffinden eines Dokumentes wichtige alternative Suchhilfen geben. Mit den erweiterten Feldern können pro Signatur Informationen zur Aufbewahrungsfrist und Verantwortlichkeiten hinterlegt werden.

Nutzen

Das Behördenverzeichnis ist ein Modul zur Führung von verschiedenen Behörden und Gremien innerhalb der Verwaltung. Diese werden hierarchisch abgebildet. Die Mitglieder der einzelnen Behörden werden direkt aus der Adressverwaltung ausgewählt und zugewiesen. Umfassende Auswertungsfunktionen reduzieren den Aufwand für die Bewirtschaftung. Das Behördenverzeichnis kann selbständig oder integriert mit der Sitzungs- und Projektverwaltung eingesetzt werden.

Nutzen

• Aktuelle Adressinformationen in hoher Qualität effizient bewirtschaften
• Schnelles Auffinden der Daten und hohe Auskunftsbereitschaft
• Die Zusammensetzung der Behörde kann jederzeit zurückverfolgt werden

Die Zusammenarbeit zwischen Behördenmitgliedern und der Verwaltung erfolgt zunehmend elektronisch. Der Zugriff ist dabei entscheidend, um die nebenamtlich auszuführenden Aufgaben mobil und zeitunabhängig erledigen zu können. Mit der eGovernment-Behördenlösung ist es für die Zuständigen möglich, sich mit dem Mobiltelefon zu authentifizieren. Die Verantwortlichen können sich standort- und geräteunabhängig sicher in der Behördenlösung anmelden und rund um die Uhr elektronisch auf die Daten zugreifen. Mit der Drei-Faktoren-Authentifizierung ist die Sicherheit auf höchster Stufe gewährleistet. Den Verwaltungen stellen wir damit eine sehr einfache, sichere und intuitive Portallösung zur Verfügung.

Nutzen

• Standort- & geräteunabhängiger Zugriff stellt effiziente Sitzungsvorbereitung sicher
• Bessere und aktuelle Übersicht über Pendenzen und Termine
• Sichere Drei-Faktoren-Authentisierung und Gewährleistung des Zugriffsschutz