Vertrag

Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, auslaufende Verträge: Es ist nicht einfach, den Überblick zu behalten. Abhilfe für öffentliche Verwaltungen schafft Dialog G6 Verträge. Das System unterstützt alle involvierten Fachstellen wie Verwaltung, Gemeinderat oder Kommissionen von der Erstellung, Bewirtschaftung bis hin zur Aufbewahrung und Archivierung der Verträge.

Bild1

Durchgängigkeit über Fachbereiche hinweg

+

Zu einem neuen Vertrag werden die Grundangaben wie Bezeichnung, Vertragsnummer, Vertragsart und weitere Attribute erfasst. Die Verträge werden mit weiteren Fachanwendungen wie beispielsweise Anlagenbuchhaltung, Ordnungssystem, Geschäftsverwaltung oder Objektverwaltung verknüpft. So werden diese später von den Mitarbeitenden direkt gefunden, ohne dass diese Dialog G6 Verträge aufrufen müssen.

Fristenmanagement als zentrale Funktion

+

Das Fristenmanagement ermöglicht die Überwachung von Vertragslaufzeit, die Einhaltung von Kündigungsfristen und das frühzeitige Reagieren auf auslaufende Verträge.

Elektronisch aufbewahren und schnell finden

+

Im eDossier werden pro Vertrag alle Dokumente beliebiger Formate (Office, PDF, E-Mail, etc.) elektronisch in der Dokumentenverwaltung abgelegt. Die Dokumente werden mit den Meta-Daten wie Titel, Aufbewahrungsfrist oder Dokumentenkategorie beschrieben und gespeichert. Mittels der einfachen Suche bieten wir dem Benutzer eine sehr effiziente Suchfunktion. Einfach den Suchbegriff eingegeben und das System filtert alle Verträge. Zusätzlich kann mit der Volltextsuche nach Begriffen gesucht werden, die nicht im Dokumentname aber im Inhalt des Dokumentes vorkommen.

Auswertungen und Visualisierungen

+

Im Data Center stehen vorgefertigte Abfragen wie z.B. die Liste aller ablaufenden Verträge oder die Liste mit den kündbaren Verträgen zur Verfügung. Die Abfragen können durch den Benutzer selbständig angepasst und erweitert werden. Die angepassten Listen können als Team- oder Benutzerliste abgespeichert werden. Die gleiche Abfrage kann so zu einem späteren Zeitpunkt auf Knopfdruck erneut gemacht werden. Alle gefilterten Daten können auf Knopfdruck ins Excel exportiert und hier weiter verarbeitet werden. Die Resultate können nach verschiedenen Kriterien wie Status oder Vertragsart in grafischen Diagrammen wie Balken, Kuchen oder Donut visualisiert werden.