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Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, auslaufende Verträge: Es ist nicht einfach, den Überblick zu behalten. Abhilfe für Städte und Gemeinden schafft Dialog G6 Verträge.

Den Überblick behalten

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Als Mitarbeitende öffentlicher Verwaltungen werden Sie zusehends mit einer wachsenden Anzahl an Verträgen in diversen Fachbereichen konfrontiert. Den Gesamtüberblick über alle Leistungen, Verpflichtungen und Fristen zu behalten, ist nicht einfach. Wer eine kontinuierliche Vertragsbewirtschaftung sicherstellen will, benötigt eine Abteilungsübergreifende Lösung für das Vertragsmanagement. Eine solche Lösung haben wir mit Dialog G6 Verträge für Sie entwickelt. Das innovative Programm unterstützt alle involvierten Fachstellen wie Verwaltung, Gemeinderat oder Kommissionen von der Erstellung, Bewirtschaftung bis hin zur Aufbewahrung und Archivierung der Verträge. Mit Durchgängigkeit und hoher Integration schaffen wir die beste Ausgangslage für ein effizientes Arbeiten.

Durchgängigkeit

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Zu einem neuen Vertrag erfassen Sie die Grundangaben wie Bezeichnung, Vertragsnummer, Vertragsart und weitere Attribute. Den Vertragspartner wählen Sie aus der zentralen Personenverwaltung und ordnen ihm eine Rolle zu. Jetzt verknüpfen Sie die Verträge mit weiteren Fachanwendungen wie beispielsweise Anlagenbuchhaltung, Ordnungssystem, Geschäftsverwaltung oder Objektverwaltung. So finden Sie diese direkt in den Applikationen wieder, ohne dass Sie dazu Dialog G6 Verträge separat aufrufen müssen.

Fristenmanagement als zentrale Funktion

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Mit dem Fristenmanagement überwachen Sie Vertragslaufzeit, Einhaltung von Kündigungsfristen und reagieren frühzeitig auf auslaufende Verträge. Alle wichtigen Informationen zu den Laufzeiten von Verträgen sind detailliert unter Berücksichtigung der Kündigungsfristen und Mindestlaufzeiten gepflegt. Das Risiko von Fristenversäumnissen können Sie durch die Unterstützung des Programmes weitgehend ausschliessen.

Elektronisch aufbewahren und schnell finden

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Im elektronischen Dossier werden pro Vertrag alle Dokumente beliebiger Formate (Office, PDF, E-Mail, etc.) abgelegt. Sie werden mit den Meta-Daten wie Titel, Aufbewahrungsfrist oder Kategorie beschrieben und gespeichert. Mittels der einfachen Suche bieten wir Ihnen als Anwender eine sehr effiziente Suchfunktion. Zusätzlich können Sie mit der Volltextsuche nach Begriffen suchen, die nicht im Dokumentname aber im Inhalt des Dokumentes vorkommen.

Auswertungen und Visualisierungen

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Sie finden Verträge nach verschiedenen Kriterien und der Volltextsuche effizient. Alle gefilterten Daten können Sie auf Knopfdruck ins Excel exportieren und hier weiterverarbeiten. Im Data Center stehen vorgefertigte Abfragen wie z.B. die Liste aller ablaufen den Verträge oder die Liste mit den kündbaren Verträgen für Sie zur Verfügung. Diese Abfragen können Sie selbständig anpassen und erweitern. Die angepassten Listen speichern Sie als Team- oder Benutzerlisten. Die gleiche Abfrage können Sie so zu einem späteren Zeitpunkt auf Knopfdruck erneut machen. Die Resultate visualisieren Sie nach verschiedenen Kriterien wie Status oder Vertragsart in unterschiedlichen grafischen Diagrammen.

Klare Verantwortlichkeiten

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Pro Vertrag definieren Sie einen verantwortlicher Mitarbeiter. Vor allem bei einer grossen Anzahl von Verträgen ist es sinnvoll, verschiedene Personen nach Verantwortungsbereichen zuzuteilen. Sollte ein Kollege nicht mehr zuständig sein, können Sie mit einer Mutation sämtliche Verantwortlichkeiten austauschen. 

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