Workflow

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Medienbruchfrei zusammenarbeiten

Durchgängige Geschäftsabläufe sind Voraussetzung für ein effizientes und qualitativ hochstehendes Arbeiten. Der Dialog G6 Workflow ist die flexible Lösung zur Digitalisierung von Geschäftsabläufen. Es gibt viele Anwendungsfälle, für die Sie Prozesse elektronisch abbilden und auf Papier verzichten können. Es sind dies z.B. Rechnungsvisierung, Feriengenehmigung, Dokumentenfreigabe oder Spesenbewilligung.


Ziele

  • Qualitätssteigerung der Prozesse

  • Vereinheitlichung der Abläufe

  • Reduktion der Durchlaufzeiten

  • Erhöhung der Informationsverfügbarkeit

  • Eliminierung von Medienbrüchen

  • Steigerung der Transparenz

 

WorkflowBeim Kreditorenworkflow findet die Visierung im gleichen System wie Kontierung, Buchung, Zahlung und Aufbewahrung statt.

 

 

 

Einfache Bedienung

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Die Lösung ist benutzerfreundlich und leicht verständlich. Bereits nach einer kurzen Instruktion bilden Sie als Anwender selbständig den Ablauf eines Geschäftsprozesses ab. Mittels Aktivitäten sind mehrstufige Prozesse möglich. Eine Aktivität (Stufe) besteht aus einem oder mehreren Teilschritten, sogenannten Aktionen. Die Aktionen haben im Gegensatz zu den übergeordneten Aktivitäten keine zeitliche Abhängigkeit zueinander. Das bedeutet, die Aktionen pro Aktivität können parallel durchlaufen werden. Im Beispiel Abb. 2 ist ein zweistufiger Workflow zur Genehmigung von Baurechnungen abgebildet. In der ersten Aktivität «Abteilungsleiter Bau» ist eine Aktion «Zur Genehmigung» durch einen konkreten Benutzer hinterlegt. Nach der ersten Stufe wird im Workflow automatisch die zweite Stufe «Ressortleiter Bau» ausgeführt.

Allgemeine Workflows mit Formeln

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Mit Formeln werden allgemein gültige Workflows definiert. Als Beispiel kann ein Workflow für alle Spesenbewilligungen definiert werden, indem in einer Formel der Vorgesetzte definiert wird. Je nachdem, wer die Spesen erfasst, ermittelt der Workflow automatisch den richtigen Vorgesetzten als Empfänger.

Flexibel für Ausnahmefälle

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Um nicht für jeden Spezialfall einen eigenen Workflow anzulegen, unterstützen wir das Konzept des ad hoc Workflows. Nachdem Sie einen Workflow gewählt haben, schlägt Ihnen das System den zugehörigen Standardablauf vor. Sie können  den Ablauf nun individuell auf den Spezialfall anpassen, bevor Sie den Workflow starten.

Visierung mit Ampelsystem

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Die Visierungskachel wird direkt auf Ihrem Start Dashboard platziert. Mit dem roten Indikator sehen Sie auf den ersten Blick, wie viele Workflow Aktionen Ihnen zugewiesen wurden. Sämtliche Aktionen (Rechnungsvisierung, Spesengenehmigung oder Dokumentenfreigabe) werden Ihnen als Anwender in einer zentralen Ansicht dargestellt. Die Aktionen werden nach ihrer Fälligkeit sortiert und farblich in den drei Ampelfarben rot, gelb oder grün dargestellt. Bei roten Aktionen ist die Frist abgelaufen, bei gelben Aktionen ist die Erinnerungsfrist erreicht und bei grünen Aktionen ist genügend Zeit zur Bearbeitung vorhanden. Sie können für sich individuell einstellen, wie Sie über Workflow Aktionen informiert werden möchten. Auf Wunsch erhalten Sie eine E-Mail mit der Übersicht zu den neuen oder vergangenen Aktionen. Nach der Genehmigung einer Aktion wird die darauffolgende automatisch ausgelöst. Wenn Sie eine Aktion ablehnen, müssen Sie eine Begründung erfassen und die weiteren Schritte werden gestoppt. Ein beendeter Workflow kann nach seiner Korrektur wieder neu gestartet werden. Erhalten Sie fälschlicherweise eine Workflow Aktion, können Sie diese an einen Kollegen weiterleiten. Sämtliche Vorgänge werden transparent protokolliert und Sie sehen jederzeit, wer was wann bewilligt oder abgelehnt hat.

    

In der Dialog G6 Benutzerverwaltung hinterlegen Sie die Stellvertretungen. Bei Abwesenheiten werden die Aktionen automatisiert an die Stellvertretungen gesendet. Mit der Funktionalität «Empfängermutationen» übertragen Sie offene Workflow-Aktionen von einem zu einem anderen Anwender. Diese Funktion wird eingesetzt, wenn jemand in den Ferien ist und vergessen hat, die Abwesenheiten einzutragen oder wenn ein Mitarbeiter durch eine andere Person ersetzt wird.