Frisch, modern und fortschrittlich

Seit mehr als zwanzig Jahren arbeitet die Gemeinde Lengnau mit den Softwarelösungen von Dialog. Als eine der ersten Kunden hat sich die Gemeinde, welche seit Jahren steigende Einwohnerzahlen verzeichnet, im Sommer 2018 für die Einführung unserer neuen Produktegeneration Dialog G6 entschieden. Wir haben im Projekt intensiv mit den Anwenderinnen und Anwendern zusammengearbeitet. Steve Schranz, Stv. Geschäftsleiter und Leiter der Einwohner- und Fremdenkontrolle erzählt uns im Interview, wie die Einführung verlaufen ist und von welchen Vorteilen sein Team heute profitiert.

Wie ist es dazu gekommen, dass sich Lengnau 2018 als eine der ersten Gemeinden für die Umstellung auf die neue Generation Dialog G6 entschieden hat?

Im Rahmen eines Kundenbesuches hat uns Stefan Fellmann ein erstes Mal Einblick in die neue Lösung gegeben. Am Kundentag 2018 wurde uns Dialog G6 durch die Präsentation des Entwicklungsleiters Felix Schmorell erneut schmackhaft gemacht. Die Gemeinde Lengnau hat schon immer einen Vorteil darin gesehen, sich aktiv einzubringen und eine Lösung mitgestalten zu können. Diese Chance wollten wir mit der frühen Einführung von Dialog G6 nutzen.

Welche Aspekte haben Sie besonders fasziniert, als Sie das erste Mal von unserer innovativen Idee gehört haben?

Dialog G6 ist modern, neu, frisch und zeitgerecht. Die vielseitigen Visualisierungen in Form von Statistiken und Diagrammen sind sehr ansprechend. Dass ein Dossier pro Einwohner geführt wird, in welchem alle zugehörigen Dokumente und weitere Informationen direkt zur Verfügung stehen, ist für den Arbeitsalltag komfortabel. Auch die Integration der einzelnen Anwendungen innerhalb der Gesamtlösung, beispielsweise die Verlinkung der Belege in der Kasse zur Einwohnerlösung, entspricht unserer Vorstellung einer modernen Lösung. Die Bedürfnisse der Einwohner können wir mit einer fortschrittlichen Softwarelösung wie Dialog G6 jetzt noch besser abdecken.

Wie ist die Einführung verlaufen?

Im September 2018 wurde das Team der Präsidialabteilung mit unseren eigenen Daten und realen Geschäftsfällen von Dialog geschult. Nach einigen Wochen im intensiven Austausch mit den Fachpersonen haben wir ab November sämtliche Mutationen und Formulare über Dialog G6 abgewickelt. Seit Februar 2019 arbeiten wir mit dem Data Center um vielseitige Auswertungen und flexible ListeN zu erstellen. Wir freuen uns auf die Einführung der Dialog G6 Kasse im Mai 2019. In einer zweiten Phase werden die Mitarbeitenden der Abteilungen Finanzen, Schule, Bau, Soziales für Dialog G6 geschult.

Ist die schrittweise Einführung zweckmässig?

Ja, während der Testphase konnten wir im Team der Präsidialabteilung fokussiert mit den Mitarbeitenden von Dialog zusammenarbeiten, uns aktiv einbringen und zu internen Fachpersonen für die neue Lösung werden. Es ist ein grosser Vorteil, wenn die Einwohnerlösung reibungslos läuft, Kinderkrankheiten ausgelöscht und individuelle Anpassungen bereits vorgenommen wurden, bevor die anderen Abteilungen Dialog G6 einführen. Es ist besser, die Umstellung und die Herausforderungen, welche diese mit sich bringt, nicht in allen Teams gleichzeitig umzusetzen, sondern in verschiedene Etappen aufzuteilen. Darüber hinaus ist es auch ein Vorteil, dass die Gemeinde die Einführungskosten nicht auf einmal sondern schrittweise tragen kann. Weil Dialog G6 auf die gleiche Datenbank wie die bisherige Lösung zugreift, ist ein Parallelbetrieb gut möglich.

Welche Vorteile können Sie im Arbeitsalltag mit Dialog G6 feststellen?

Das Arbeiten mit Dialog G6 bereitet uns Freude. Am Anfang mussten wir uns an das neue Programm gewöhnen, nach einigen Wochen wurde dieses von allen geschätzt. Durch die benutzerfreundliche Oberfläche und der Sidebar sehen wir alle Informationen auf einen Blick. Unsere Auskunftsbereitschaft ist schneller und besser geworden. Jeder Anwender kann individuell festlegen, welche Kennzahlen er auf den ersten Blick sehen möchte und Behördenmitglieder haben Einsicht auf aktuelle Mutationen und Einwohnerzahlen. Der Austausch mit umliegenden Ämtern haben wir teilweise automatisiert und vereinfacht. Wir arbeiten im Team vermehrt mit der Anwendung für Pendenzen und sehen am Schalter auf einen Blick, wenn wir von einem Einwohner noch etwas benötigen. Durch automatische Prozesse werden wir beispielsweise im Bereich von Sedex Meldungen von Routinearbeiten entlastet. Dank der Verbindung zu externen Verzeichnissen erhalten wir beim Erfassen Vorschläge und wertvolle Unterstützung vom System. Wir haben auch bereits Dialog G6 Updates selbständig ausgeführt. Der grosse interne Koordinationsaufwand entfällt durch das automatische Update, welches zeitplangesteuert in der Nacht ausgeführt werden kann.

Dialog G6 funktioniert browserbasiert. Grundlage für das flexible Arbeiten ist die Verfügbarkeit der Daten zu jeder Zeit an jedem Ort. Wie gehen Sie mit dem Sicherheitsaspekt um?

Wir müssen hier grundsätzlich keine Bedenken haben, weil die Daten weiterhin auf dem Server in unserem Haus sind. Lediglich der Einstiegspunkt verlagert sich von einem lokal installierten Programm auf den Webbrowser. Dazu haben wir nicht nur Berechtigungen spezifisch vergeben, sondern klare interne Weisungen in Bezug auf Passwörter etc. Unser lokaler IT Partner hat den Sicherheitsaspekt im Rahmen der Umstellung erneut geprüft und gutgeheissen.

Welche Erwartungen haben Sie an die zukünftige Weiterentwicklung von Dialog G6?

Wir wünschen uns, die enge Zusammenarbeit mit Dialog wie bis anhin weiterführen zu können: Der gute Austausch ist Voraussetzung dafür, dass unsere Ideen in die Weiterentwicklung einfliessen können und das Produkt schliesslich exakt auf die Bedürfnisse der Gemeinden ausgerichtet werden kann. Wir freuen uns darauf, die weiteren Fachanwendungen Schritt für Schritt auf die neue Generation umzustellen um die Vorteile der integrierten Gesamtlösung voll ausschöpfen zu können.

Würden Sie Dialog anderen Gemeinden weiterempfehlen?

Es lohnt sich natürlich immer, verschiedene Anbieter zu prüfen. Die Lösung von Dialog sollte sich jede Gemeinde ansehen. Als langjährigen und loyalen Kunden fühlen wir uns in Lengnau sehr ernst genommen. Das Preis-/Leistungsverhältnis bei Dialog stimmt für die Gemeinde Lengnau ausgezeichnet. Mit dem kompetenten Support und den schnellen Reaktionszeiten sind wir sehr zufrieden.

Welchen Tipp geben Sie Gemeindeverwaltungen weiter, die es ebenfalls in Betracht ziehen, Dialog G6 einzuführen?

Ich empfehle es anderen Gemeinden, sich die Lösung von Dialog auf Verwaltungen anzuschauen, welche die Software bereits einsetzen. Bei einem solchen Treffen kann man sich gleichzeitig über den Umstellungsprozess unterhalten und Erfahrungen weitergeben. Ich finde es wichtig, die Mitarbeitenden der Gemeinde von Anfang an in den Prozess miteinzubeziehen und sich ihrer Bedürfnisse anzunehmen. Insbesondere für grössere Gemeinden ist eine etappenweise Einführung empfehlenswert. Der Koordinationsaufwand kann auf kleinere Teams beschränkt werden, was wiederum die Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller erleichtert. Die Fragen und Anliegen können präziser aufgenommen werden und es ist einfacher, den Gesamtüberblick zu behalten. Abschliessend möchte ich erwähnen, dass es sich auf jeden Fall lohnt, die Umstellung auf die moderne Lösung jetzt in Angriff zu nehmen. Es sollte vom Fortschritt profitiert werden und Neuerungen nicht länger vor sich hergeschoben werden. Wir, von der Gemeinde Lengnau, sind gerne bereit Auskünfte zu geben oder andere Gemeinden bei uns für einen Einblick in Dialog G6 zu empfangen.

Auf den Punkt gebracht:

«In den benutzerfreundlichen Masken und vielseitigen Visualisierungen von Dialog G6 sehen wir wichtige Informationen auf einen Blick.»

«Die schrittweise Einführung von Dialog G6 hat für uns grosse Vorteile.»

«Selbständige Updates und weitere automatisierte Prozesse erleichtern für uns den Arbeitsalltag.»

«Unsere Auskunftsbereitschaft wurde mit Dialog G6 verbessert.»

«Wir wollen die Vorteile der integrierten Gesamtlösung voll ausschöpfen.»

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