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18.11.2020

Schwanden bei Brienz: 100. Berner Gemeinde

     

Seit der Zusage der Gemeinde Schwanden im Oktober 2019 zählt Dialog 100 Gemeinden im Kanton Bern. Dieses Jubiläum nehmen wir zum Anlass um nachzufragen, woher das breite Vertrauen in unsere Produkte und Dienstleistungen kommt. Gemeindeverwalterin Pia Riesen erzählt im Interview, wie sie das Umstellungsprojekt ins Rollen gebracht hat und welche Vorteile sich heute im Alltag abzeichnen.

     

Wie ist es dazu gekommen, dass sich die Gemeinde Schwanden für einen Wechsel zu Dialog entschieden hat?

Nachdem ich meine Anstellung bei der Gemeinde Schwanden angetreten habe war schnell klar, dass wir ein GEVER einführen werden. Mit der Pensionierung meines Vorgängers ging viel Wissen verloren, das wir systematisieren mussten. Dem Gemeindepräsidenten Heinz Egli war es wichtig, dass ich die Möglichkeit habe, lediglich mit einem Stichwort die passenden Dokumente zu finden. Für mich persönlich war es von Anfang an ein grosses Bedürfnis, dass die Geschäfts- und Protokollverwaltung sowie alle weiteren Fachapplikationen vom gleichen Anbieter kommen. Weiter wollte ich zwingend einen guten Support. Ich habe mich umgeschaut, welche Komplettlösungen auf dem Markt verfügbar sind und mit welchen Programmen die umliegenden Gemeinden arbeiten. So ist das Projekt ins Rollen gekommen.

     

Welche Bedeutung kommt der Gemeindeverwaltung in Schwanden zu?

Die Bevölkerung sieht die Gemeindeverwaltung als zentraler Treffpunkt für den Bezug von verschiedenen Dienstleistungen, sei es den Verkauf von Kehrichtmarken, den Bezug von SBB-Tageskarten oder weiteren Schriftstücken. Als Herausforderung gilt momentan vor allem die Umsetzung der stetig ändernden Covid-19 Massnahmen. Die Digitalisierung spüren wir vor allem im Austausch mit dem Kanton und weiteren umliegenden Stellen. Mit der Einführung der Produkte von Dialog hat die Zusammenarbeit mit allen Anspruchsgruppen auch in diesem Frühling reibungslos geklappt. Ich hatte zu Hause immer alle Unterlagen und auch die neuen Informationen, die per Post eingegangen sind, elektronisch zur Verfügung.

    

Die Gemeinde Schwanden hat gleichzeitig in die Dialog Cloud gewechselt.

Ja, es war für mich eine Bedingung, alles aus einer Hand zu haben. Es hat viele Vorteile, lediglich einen Anbieter als Ansprechpartner für Fragen sowohl zur Software als auch zur IT-Lösung zu haben. Der Betrieb des eigenen Servers ohne Betreuung für Updates hat sich als zunehmend mühsam herausgestellt.

   

   

«Mit der Dialog Cloud haben wir eine wirtschaftliche Lösung und die Dienstleistungen für den Betrieb und die Sicherheit noch mit dazu.»

    

Die Gemeinde Schwanden ist für Dialog die 100. Gemeinde im Kanton Bern.

Wir freuen uns, dass ausgerechnet wir dieses Jubiläum wahrmachen. Ich kann mir nicht genau erklären, weshalb gerade die Kunden in Bern Ihnen ein so grosses Vertrauen gegenüberbringen. Ich komme aus dem Kanton Aargau und weiss, dass die Produkte und Dienstleistungen von Dialog auch dort sehr geschätzt werden. Mich persönlich haben der Aufbau der Firma und die persönlichen Kontakte überzeugt. Wir fühlten uns von Anfang an sehr ernst genommen und die gute Betreuung bestätigt sich bis heute. Ich denke, es sind diese Werte, die mit fortschreitender Digitalisierung grosses Gewicht haben.

   

   

«Ich bin mit dem Support sehr zufrieden.»

    

Das Umstellungsprojekt für Ihre Gemeinde wurde während des Lockdowns fast vollständig aus dem Homeoffice durchgeführt. Hat das funktioniert?

Die Dialog Cloud und das GEVER hatten wir bereits Anfang Jahr eingeführt. Zum Glück! So hatten wir für den Lockdown eine gute Ausgangslage. Die Umstellung der weiteren Fachapplikationen im Frühling habt ihr dann ebenfalls gut hinbekommen. Ich war sehr froh, dass wir die Schulungen via TeamViewer durchführen konnten. Da ich zur Risikogruppe gehöre, musste ich ab Mitte März für sieben Wochen ins Homeoffice. Nur dank dieser Lösung hatte ich die Möglichkeit, am Ball zu bleiben.

    

Welche Vorteile erkennen Sie im Arbeitsalltag durch die Fachapplikationen von Dialog?

Ich habe vorher für den Kanton gearbeitet und Gemeindesoftware war für mich sozusagen fremd. Neben der einfachen Handhabung sind gute Handbücher, welche wir als Nachschlagewerk nutzen können, für mich wichtig. Das schätze ich bei Dialog sehr.

    

   

«Die Durchgängigkeit schafft im Alltag viele Vorteile.»

    

Beispielsweise muss ich im GEVER einen Gemeinderat nicht neu mit seiner Adresse erfassen, wenn er in der Gemeinde wohnhaft ist und bereits als Einwohner geführt wird. Ob ich eine Rechnung stelle, erhalte oder jemand eine Liegenschaft kauft – ich habe immer die gleiche Adresse und es sind alle Fachbereiche miteinander verbunden. Zudem bin ich froh, dass alle Applikationen gleich aufgebaut sind. Für Abfragen in den Finanzen muss ich nicht den Kollegen aufhalten, sondern gelange rasch selbständig an die benötigten Informationen.

   

     Portrait Schwanden

   

«Die Ziele, welche wir uns durch die neue Zusammenarbeit mit Dialog gesteckt hatten, haben wir erreicht.»

Pia Riesen,
Gemeindeverwalterin Schwanden

 

Wir haben uns gut an die neuen Arbeitsmethoden gewöhnt. Wenn wir konsequent von Anfang an ein Geschäft eröffnen und alles in GEVER ablegen, sind wir danach um einiges effizienter.

   

Welche Vorteile entstehen durch den Betrieb in der Dialog Cloud?

In Situationen wie wir sie diesen Frühling hatten, merkt man erst recht, wie wichtig eine moderne Lösung ist.

   

   

«Als der Lockdown unerwartet eingetreten ist, ging ich nach Hause, habe den Computer gestartet und konnte weiterarbeiten.»

   

Das war nur dank der Cloud Lösung möglich. Obwohl Homeoffice noch gar kein Thema war, hat mir Ihre IT sogar schon Anfang Jahr das iPad eingerichtet.

    

Welchen Trend erkennen Sie in Bezug auf moderne Arbeitsmethoden in Gemeindeverwaltungen?

Wir sind daran, viele Prozesse zu digitalisieren auch wenn wir spüren, dass es in unserer Branche etwas langsamer vorangeht als in anderen. Für viele Bereiche gibt es bisher keine gesetzliche Grundlage um ausschliesslich elektronisch zu arbeiten. Wir sind motiviert, uns in den Prozessen selbst an der Nase zu nehmen und möglichst lange elektronisch zu arbeiten, bis Dokumente schliesslich physisch eingereicht, versendet oder aufbewahrt werden müssen. Als Dienstleisterin für die Einwohner ist mir innerhalb dieses Wandels jedoch wichtig, dass Personen welche keinen Zugang zu einem Computer haben, nicht benachteiligt werden.

    

Welches sind Ihre Erwartungen an die zukünftige Weiterentwicklung von Dialog G6?

Ich wünsche mir und vertraue darauf, dass die weiteren Fachapplikationen in Dialog G6 in einer so guten Struktur aufgebaut sind, wie wir diese jetzt kennenlernen durften.

   

    

«Die Programme sind logisch aufgebaut und einfach zu bedienen.»

     

Alles in einer Weblösung zu bewirtschaften, kann ich mir noch nicht so gut vorstellen aber ich bin gespannt, was die Zukunft bringen wird.

    

Welchen Ratschlag geben Sie Berufskollegen, die es ebenfalls in Betracht ziehen, den Anbieter für die Informatik zu wechseln?

Das Wichtigste ist, sich vertieft Gedanken darüber zu machen, welche konkreten Ansprüche und Erwartungen an die Software- und IT-Lösung gestellt werden. Da ich neu war, hatte ich den Vorteil nicht in alten Mustern festgefahren zu sein und mir war relativ schnell klar, was ich will. Neben den Funktionalitäten sollte auch das Menschliche stimmen. So war für mich der persönliche Eindruck von den Mitarbeitenden bei Dialog mitentscheidend. Für eine kleine Gemeinde, wie es Schwanden ist, bin ich der Meinung, dass wir mit Dialog das beste Preis-Leistungs-Verhältnis gewählt haben.

   

 

 «Ich bin froh, dass wir den Personalwechsel als Chance genutzt haben, mit einem neuen Anbieter zusammenzuarbeiten. Trotz Coronakrise konnte der Zeitplan im Umstellungsprojekt eingehalten werden. Das hat mich positiv überrascht. Dialog war die richtige Wahl.»

Heinz Egli,
Gemeindepräsident Schwanden

 

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