Mit 60 Verwaltungsangestellten und 85 Behördenmitgliedern hat Dialog in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit der Gemeinde Zollikofen eines ihrer bisher grössten GEVER-Projekte umgesetzt. Gemeindeschreiber und Projektleiter Stefan Sutter erzählt im Interview, wie er die Mitarbeitenden für die Veränderung begeistern konnte und wie er die Zusammenarbeit mit Dialog erlebt. Weshalb eine solche Einführung kein ICT-, sondern ein Organisationsprojekt ist? Lesen Sie selbst...

Ende 2018 hat der Gemeinderat von Zollikofen die Umstellung auf die digitale Aktenführung beschlossen. Weshalb war dies notwendig?

Die Aktenführung in Papierform stand bei uns in Zollikofen zunehmend im Widerspruch zur effektiven Geschäftstätigkeit, die mehrheitlich digital erfolgt. Praktisch alle geschäftsrelevanten Informationen werden heute elektronisch empfangen, verarbeitet und gespeichert. Dieser wachsende Graben zwischen der digitalen Welt der Tagesarbeit und der Papierwelt der geordneten Aufbewahrung und Archivierung führte zu einer zunehmenden Unübersichtlichkeit in der Informationsverwaltung, zu Unsicherheiten und zu ineffizienten Abläufen im internen Geschäftsverkehr. Mit der Einführung der GEVER-Software wurde auf das Primat der elektronischen Aktenführung umgestellt. Fragen wo und in welcher Form Informationen abgelegt werden, erübrigen sich. Diese konsequente Umstellung bildet für uns die Grundlage und Datenquelle für eine spätere digitale Langzeitarchivierung.

Welche Ziele werden mit einer elektronischen Geschäftsverwaltung erreicht?

Ein GEVER ermöglicht eine einfache, zentrale Aktenverwaltung und Vorgangsbearbeitung. Die Geschäftsabläufe werden transparent und nachvollziehbar, eine einfache Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstand von Geschäften ist jederzeit möglich. Die individuelle Zugriffssteuerung ermöglicht ein abteilungsübergreifender Zugang zu allen geschäftsrelevanten Informationen unter Wahrung des Datenschutzes. Redundanzen können so vermieden oder zumindest reduziert werden. Eine Papierablage wird bei uns zukünftig nur noch in geringem Umfang notwendig sein. Somit kann auf die Erweiterung von Archiv- und Stauräumen verzichtet werden. Die Zielerreichung hängt allerdings stark davon ab, ob die GEVER-Software durch alle Organisationseinheiten konsequent angewendet wird. Der mit der Einführung einer elektronischen Geschäftsverwaltung einhergehende Wandel der Unternehmenskultur und die Veränderung der gewohnten Arbeitsweisen sind nicht zu unterschätzen.In Zollikofen haben wir die Ziele, die wir uns mit der Einführung von GEVER gesteckt hatten, erreicht.

«Das neue System wird heute von allen Mitarbeitenden gelebt.»

Wir treffen uns regelmässig zum Austausch um zu erkennen, wo es Probleme gibt oder allenfalls Nachschulungen notwendig sind. Durch dieses interne Controlling fördern wir gleichzeitig die Mitarbeit aller Kollegen.

Mit dem Pflichtenheft stellten Sie sowohl an Ihre eigene Verwaltung wie auch an den neuen Partner von Anfang an hohe Ansprüche. Weshalb haben Sie sich für Dialog entschieden?

Wie andere Produkte erfüllte auch die Software von Dialog unsere Anforderungen. Den Unterschied gemacht hat die Integration des Systems in unsere bestehende Umgebung der Fachapplikationen von Dialog. Der Aufbau des Programms ist vertraut, wir benötigen keine Schnittstellen und haben für unsere Anliegen nur einen Ansprechpartner. Neben der einfachen Handhabung und Lernbarkeit war das gute Preis-Leistungs-Verhältnis ein weiterer wichtiger Grund für unseren Entscheid.

Waren die Kosten für die Einführung transparent und sind die Investitionen für die Wartung kalkulierbar?

Ja, die Planungssicherheit ist hoch. Wir wussten, was auf uns zu kommt und die Kosten wurden eingehalten.

Wie digital arbeiten Sie heute?

Ich persönlich arbeite zu einem hohen Grad digital.

«Papier produziere ich nur noch, wenn dies unvermeidbar ist oder es die Arbeit wesentlich erleichtert.»

Das gilt auch für die Kollegen. Als GEVER-Projektleiter sehe ich mich in der Verantwortung, in Sachen Digitalisierung voranzugehen. Die Mitarbeitenden sollen in ihrem eigenen Tempo nachziehen können. Wer ein persönliches Arbeitsexemplar in ausgedruckter Form benötigt, darf dies weiterhin so handhaben, solange der elektronische Prozess dadurch nicht beeinträchtigt wird. Ich bin froh, dass wir die Einführung von GEVER und den Wandel zu digitalen Abläufen gewagt und geschafft haben.

Von der GEVER-Umstellung sind 60 Personen betroffen. Wie haben Sie es geschafft, alle Beteiligten für die Veränderung zu begeistern?

Mal ehrlich: Eine kollektive Begeisterung dürfen Sie bei einem solchen Projekt nicht erwarten. Es hilft aber ungemein, wenn die Führungsebene geschlossen auftritt und von vornherein klar ist, dass kein Weg an der Umstellung vorbeiführt. Wir haben versucht, die GEVER-Einführung möglichst breit abzustützen und die Betroffenen zu Beteiligten zu machen. Durch das konkrete Mitwirken in der intensiven Vorbereitungsphase haben wir in allen Abteilungen eine grosse Bereitschaft und Freude auf Veränderung gespürt.

«Die Kommunikation mit den Mitarbeitenden und deren Einbezug in sämtlichen Phasen des Projekts war ein zentraler Erfolgsfaktor.»

Die online Sitzungsvorbereitung steht rund 85 Mitgliedern zur Verfügung. Wird die Möglichkeit von den Mitgliedern der Behörden und Kommissionen genutzt und geschätzt?
Wir erhalten mehrheitlich positive Rückmeldungen, aber auch Verbesserungsvorschläge welche wir für allfällige Weiterentwicklungen gerne entgegennehmen. Im ersten Betriebsjahr sind wir allerdings noch «hybrid» unterwegs. Die Behördenmitglieder erhalten die Akten auf Wunsch in Papierform. So wird die Behördenlösung aktuell noch unterschiedlich intensiv genutzt. Per 2021 erfolgt wie geplant der der nächste Digitalisierungsschritt, indem Gemeinderat und Kommissionen nur noch digital mit den Sitzungsunterlagen bedient werden.

Wie erfahren Sie heute die Kundenbetreuung und den Support von Dialog?

Das Supportteam ist sehr gut erreichbar, die Reaktionszeiten sind kurz.

«Wir fühlen uns bei Dialog immer ernst genommen.»

Da wir die Funktionen der GEVER-Software intensiv nutzen, geben wir auch Rückmeldungen zu möglichen Verbesserungen und Weiterentwicklungen. Wir stossen dabei regelmässig auf grosse Offenheit und Interesse, was wir sehr schätzen.

Was erwarten Sie in Zukunft von Dialog?

Wir haben hohe Erwartungen an Dialog G6 sowie an die Schnittstelle und weitere Tools für die digitale Langzeitarchivierung. Wir vertrauen darauf, dass der Generationenwechsel jetzt rasch vorangetrieben wird. Die elektronische Verfügbarkeit von Informationen ist in allen Fachbereichen Voraussetzung für flexible Arbeitsmethoden.

«Die GEVER-Einführung ist kein ICT-Projekt, sondern in erster Linie ein Organisationsprojekt.»

Stefan Sutter,
Gemeindeschreiber und Projektleiter Zollikofen

Welchen Tipp geben Sie anderen Gemeinden, die ein elektronisches GEVER System einführen möchten?

Planen Sie genügend Zeit ein für die Vorbereitungsarbeiten. Der interne Arbeitsaufwand darf nicht unterschätzt werden. Insbesondere vor, während und kurz nach der Umstellung ist der Aufwand am grössten, da die Mitarbeitenden bei der Arbeit mit dem neuen System beraten und unterstützt werden müssen. Dieser Aufwand lohnt sich, da nur ein guter Start später einen reibungslosen Betrieb garantiert. Wir stellen heute eine deutliche Erleichterung in der Zusammenarbeit fest.

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