14.12.2022

Digitalisierung für Gemeinden jeder Grösse

Die Digitalisierung im öffentlichen Sektor schreitet in grossen Schritten voran. Davon sind nicht nur grosse Städte betroffen, sondern auch kleine Gemeinden wollen von einfachen Applikationen und modernen Arbeitsmethoden profitieren. Im Februar 2021 hat sich die Walliser Gemeinde Agarn für eine zukünftige Zusammenarbeit mit Dialog entschieden. Gemeindeschreiber Reto Grand gibt im Interview Auskunft darüber, wie die Umstellung verlaufen ist und wie es den Mitarbeitenden heute mit der neuen Lösung geht.

Wie ist es dazu gekommen, dass Sie Ausschau nach einer neuen Softwarelösung gehalten haben?

Reto Grand: Unser langjähriger Anbieter hat die Weiterentwicklung seiner Software eingestellt. Wir mussten also so oder so einen Wechsel im Produkt machen und haben bei dieser Gelegenheit auch einen Wechsel des Anbieters in Betracht gezogen. Gemeinsam mit fünf weiteren Tal-Gemeinden zwischen Visp und Leuk haben wir eine einheitliche Lösung angestrebt und verschiedene Softwareanbieter geprüft.

Nach der Ausschreibung haben Sie sich für die Produkte und Dienstleistungen von Dialog entschieden. Was hat den Ausschlag gegeben?

Die Wahl fiel auf Dialog, weil andere grössere Walli­ser-Gemeinden bereits gute Erfahrungen mit der Um­stellung zu Dialog gemacht haben. Bei unserer eigenen Prüfung sind wir ebenfalls zum Schluss gekommen, dass Dialog G6 eine zukunftsorientierte, moderne Lösung und sehr anwenderfreundlich ist. Wir haben schnell festge­stellt, dass wir die Digitalisierung mit Dialog G6 schnell vorantreiben können. Bestes Beispiel dafür ist der elektro­nische Kreditorenworkflow.

Welche Digitalisierungsstrategie verfolgt Ihre Gemeinde? Können Sie uns die wichtigsten Ziele erläutern?

Grundsätzlich soll unser Tagesgeschäft heute in allen Bereichen möglichst papierlos stattfinden. Zu einem späteren Zeitpunkt werden wir darüber hinaus unser Pa­pier-Archiv digitalisieren. Flexible Arbeitsmethoden wie Homeoffice und die einfache, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit nehmen weiter an Bedeutung zu.

«Wir haben schnell festgestellt, dass wir die Digitalisierung mit Dialog G6 schnell vorantreiben können.» 
Reto Grand, Gemeindeschreiber Agarn

Wie ist die Umstellung verlaufen? Können Sie uns die grössten Meilensteine nennen?

• August 2021 Kick-off
• Februar 2022 provisorische Migration – Gemeinde arbeitet normal weiter
• Mai 2022 definitive Migration und Produktivstart auf neuem System, kein Parallelbetrieb, die alte Software wird ab diesem Zeitpunkt nicht mehr produktiv verwendet
• Ab 1. Januar 2023 führen wir Dialog Lohn ein

Mit welchen Mehraufwendungen hatten Sie in der Umstel­lungsphase zu kämpfen?

Bis man sich in den neuen Programmen wieder zu Hause fühlt und die neuen Prozesse eingespielt sind, verliert man etwas an Performance. Dadurch hat man zunächst das Gefühl, für die gleiche Arbeit mehr Zeit zu benötigen. So­bald man eingespielt ist, wird die Effizienz jedoch deutlich besser im Vergleich zur vorherigen Lösung.

Bis Dialog G6 für alle Fachbereiche verfügbar ist, führen wir einen Parallelbetrieb mit der Vorgängerversion GemoWin NG. Dadurch wird deutlich, dass Dialog G6 viel einfacher und intuitiver zu bedienen ist. Die Mehraufwendungen waren geringer, da man sich sehr schnell in den Programmen zurechtfindet. Manuelle Datenerfassungen gab es aufgrund der umfänglichen Datenübernahme fast keine, Kontrollarbeiten in sehr kleinem Rahmen.

Wie ist die Datenübernahme verlaufen?

Der Mutationsstopp hat von Freitag bis Freitag etwas länger als eine Woche gedauert. Während dieser Zeit konnte die alte Software für Abfragen verwendet werden. Mutationen wurden gesammelt und nach dem Produktivstart nacherfasst. Die Datenübernahme hat sehr gut geklappt. Nach den Schulungen konnte im jeweiligen Fachbereich produktiv gestartet werden.

Wie sind die Schulungen verlaufen?

Die grossen Schulungsblöcke haben vor Ort auf unseren migrierten Daten stattgefunden. Kürzere Themenblöcke wurden teilweise online durchgeführt. Ein grosser Vorteil ist, dass an den Schulungen von Dialog direkt mit dem Tagesgeschäft gestartet wird (z.B. Einwohnermutationen durchführen oder Gebührenrechnungen erstellen). Wir waren mit den Schulungen sehr zufrieden.

Wie zufrieden waren Sie mit der Projektleitung und unserer Betreuung?

Die Betreuung war während der gesamten Zeit sehr gut. Am Kick-off-Meeting haben wir zusammen einen Terminplan definiert, der dann von allen durchgezogen wurde. Direkt im Anschluss an die Migration starteten die regelmässigen Status-Meetings. Klappte irgendwo mal etwas nicht, stand der Projektleiter zur Verfügung und koordi­nierte die entsprechenden Punkte.

Wir durften in den letzten Jahren viele Neukunden aus dem Kanton Wallis begrüssen. Weshalb sind wir gerade in Ihrem Kanton so erfolgreich?

Es ist Dialog in den letzten Jahren gelungen, im Kanton Wallis gute Referenzen, auch durch grosse Zentrumsgemeinden zu schaffen. Das ist besonders hilfreich, weil wir unter den Gemeinden einen ausserordentlich guten und offenen Austausch pflegen. Das wiederum passt zur Firmenkultur von Dialog, die ebenfalls viel Wert auf persönliche Kontakte und den Austausch mit Kundinnen und Kunden legt.

«Dialog G6 ist einfach und intuitiv zu bedienen.» 
Reto Grand, Gemeindeschreiber Agarn

Welchen Tipp geben Sie anderen Gemeindeverwaltungen weiter, die es ebenfalls in Betracht ziehen, den Softwarean­bieter zu wechseln?

• Für den Evaluationsprozess genügend Zeit einplanen und den richtigen Entscheid fällen
• Mitarbeiter müssen von Anfang an im Boot sein und am selben Strick ziehen
• Softwarewechsel als Chance für Prozessoptimierungen nutzen
• Veränderungen als Chance wahrnehmen und nicht als Gefahr
• Genügend Zeit für die Einführungen einplanen. Nicht ab Tag 1 in allen Bereichen produktiv sein wollen. Wo möglich einzelne Module zeitversetzt einführen: Manchmal ist weniger mehr.

Über Agarn

Agarn ist eine politische Gemeinde des Bezirks Leuk im Kanton Wallis. Das Dorfzentrum liegt auf 637 Metern über Meer und die Gemeinde weist eine Fläche von 7,6 km² auf. Bella Tola, der höchste Punkt von Agarn, liegt auf 3025 Meter über Meer. Rund 720 Personen wohnen heute in der Walliser Gemeinde. Die Lage an der südlichen Seite des Rhonetals und die damit verbundene Siedlungsform eines sogenannten Strassendorfes hat Agarn über eine lange Zeit geprägt. Seit Beginn des 19. Jahrhunderts wird das Dorf im Norden durch die Kantonsstrasse umfahren und die Rottenebene wurde entsumpft. Die schweren Schäden, welche die Brände von 1799 und 1899 anrichteten, gingen in die Geschichte ein und werden bis heute überliefert. Ein wichtiges Ereignis stellt 1935 die Trennung zwischen ortsansässigen und auswärtigen Burgern dar. Agarn blieb stets geprägt von der durch Arbeiterbauern betriebenen Landwirtschaft. In jüngster Vergangenheit fand eine Verlagerung zu Kleinindustrie und Gewerbe statt.

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